華銳觀點(diǎn)
華銳觀點(diǎn)
【前言】
設(shè)計(jì)企業(yè)是“項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型”的企業(yè)，單位各項(xiàng)職能活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)等基本圍繞項(xiàng)目運(yùn)行。隨著行業(yè)競爭加劇、客戶對(duì)服務(wù)水平的要求提升項(xiàng)目數(shù)量的增多、人員規(guī)模的擴(kuò)大，設(shè)計(jì)企業(yè)在生產(chǎn)項(xiàng)目管理方面的問題也逐步顯現(xiàn)出來。當(dāng)前，面對(duì)生產(chǎn)項(xiàng)目管理中出現(xiàn)的問題，很多設(shè)計(jì)企業(yè)會(huì)陷入一種錯(cuò)誤的認(rèn)知，往往寄希望于軟件公司，期望通過項(xiàng)目管理信息化來解決生產(chǎn)項(xiàng)目管理中出現(xiàn)的諸多問題。
華銳認(rèn)為，“信息化”作為一種技術(shù)措施與技術(shù)手段，只能在“目的/需求”等明確表達(dá)的基礎(chǔ)上，通過信息手段實(shí)現(xiàn)預(yù)設(shè)目的，達(dá)成預(yù)設(shè)效果，但其本身不能代替“目的/需求”等的提取與表達(dá)，技術(shù)手段無法代替管理本身。換言之，在設(shè)計(jì)企業(yè)不將自身的項(xiàng)目管理機(jī)制、管理模式、管理方法等理順，不將引起項(xiàng)目管理問題的癥結(jié)點(diǎn)揭示，不建立解決問題的解決途徑與解決方法，信息化便缺少了“源代碼”，期望通過信息化解決項(xiàng)目管理中存在的問題的初衷也就無從談起。
一、項(xiàng)目管理中存在的問題分析
從華銳為設(shè)計(jì)企業(yè)提供管理咨詢的過程中看到，當(dāng)前，許多設(shè)計(jì)企業(yè)生產(chǎn)項(xiàng)目管理還相對(duì)較為傳統(tǒng)、粗放，項(xiàng)目的推進(jìn)也基本依賴于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)與習(xí)慣。
1. 調(diào)研數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析
統(tǒng)計(jì)華銳服務(wù)過的多家設(shè)計(jì)企業(yè)的員工對(duì)“單位生產(chǎn)項(xiàng)目管理是否規(guī)范、清晰、合理”的看法，認(rèn)為“不規(guī)范、不清晰、不合理”的比例的均值集中在40%左右，部分企業(yè)該比例甚至高達(dá)80%以上。
調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，員工認(rèn)為項(xiàng)目管理“不規(guī)范、不清晰、不合理”主要表現(xiàn)在以下一些方面：
² 設(shè)計(jì)部門、職能部門及項(xiàng)目各崗位在項(xiàng)目中的職責(zé)較難清晰劃分，出現(xiàn)問題時(shí)的責(zé)任較難界定。
² 在項(xiàng)目的一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)不同人員的做法/標(biāo)準(zhǔn)/深度的差異較大。
² 專業(yè)之間的協(xié)調(diào)/協(xié)作問題較多、困難較多。
² 項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)控制無依據(jù)、無標(biāo)準(zhǔn)，控制不嚴(yán)格。
² 經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)改圖、重復(fù)勞動(dòng)的情況。
² 項(xiàng)目進(jìn)度經(jīng)常滯后。
² 校審環(huán)節(jié)不規(guī)范、把關(guān)不嚴(yán)，項(xiàng)目質(zhì)量難保證。
² 客戶對(duì)項(xiàng)目的投訴、抱怨較多，客戶滿意度不高。
² ……
2. 生產(chǎn)項(xiàng)目管理不規(guī)范帶來的問題
生產(chǎn)項(xiàng)目管理不規(guī)范，而是依賴于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)與習(xí)慣進(jìn)行推進(jìn)，在單位規(guī)模較小、項(xiàng)目數(shù)量較少，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人基本上是由“所長”等骨干擔(dān)任的情況下，問題不大，但隨著單位規(guī)模擴(kuò)大、項(xiàng)目數(shù)量增多，就容易產(chǎn)生一些問題：
² 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人培養(yǎng)困難，新?lián)雾?xiàng)目負(fù)責(zé)人的人員需要重頭開始，經(jīng)歷較長時(shí)間的學(xué)習(xí)與摸索。
² 新入職的員工需要反復(fù)適應(yīng)不同項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目工作習(xí)慣，影響其迅速掌握單位項(xiàng)目工作規(guī)范，不利于快速成長。
² 不同的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，在項(xiàng)目過程控制、客戶服務(wù)質(zhì)量與方式等上的差異較大，增加管理難度，也影響客戶對(duì)單位的統(tǒng)一認(rèn)知。
² 項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、服務(wù)及過程管理的好壞，直接依賴于個(gè)人的責(zé)任心、工作經(jīng)驗(yàn)等。
² ……
二、規(guī)范項(xiàng)目管理制度體系，提升項(xiàng)目管理水平
項(xiàng)目管理是個(gè)體系，設(shè)計(jì)企業(yè)要實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)項(xiàng)目管理水平的整體提升，可以從以下方面入手：
1.規(guī)范項(xiàng)目崗位管理
項(xiàng)目崗位作為項(xiàng)目運(yùn)行的基本單位，是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，在項(xiàng)目管理崗位的規(guī)范上，設(shè)計(jì)企業(yè)可開展以下工作：
² 梳理項(xiàng)目各崗位（含項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、專業(yè)負(fù)責(zé)人、設(shè)計(jì)人員、校對(duì)人員、審核人員、審定人員）的崗位職責(zé)與權(quán)限。
² 規(guī)范對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的管理 。
建立項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的任職資格，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)符合條件或不稱職的人員，可以增加或除名。
實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分級(jí)管理。將項(xiàng)目負(fù)責(zé)人劃分為不同等級(jí)，不同等級(jí)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可承擔(dān)不同類別的項(xiàng)目，從而優(yōu)化人力資源配置，強(qiáng)化后續(xù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的培養(yǎng)。
2.梳理項(xiàng)目總體工作流程和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)流程
項(xiàng)目管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化是提升設(shè)計(jì)企業(yè)規(guī)范化管理、精細(xì)化管理水平的關(guān)鍵，也是確保規(guī)模效應(yīng)發(fā)揮的關(guān)鍵，設(shè)計(jì)企業(yè)有必要制定標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目管理流程。
總體而言，設(shè)計(jì)企業(yè)項(xiàng)目流程的標(biāo)準(zhǔn)化可從“項(xiàng)目總體工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化”和“項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)細(xì)化流程的標(biāo)準(zhǔn)化”兩方面著手。
（1） 項(xiàng)目總體工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化
項(xiàng)目總體工作流程標(biāo)準(zhǔn)化是指對(duì)設(shè)計(jì)企業(yè)的項(xiàng)目從任務(wù)接洽、合同簽訂、項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目組組建、項(xiàng)目設(shè)計(jì)直至項(xiàng)目成果交付、項(xiàng)目歸檔等各流程環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化、程序化的過程。即制定標(biāo)準(zhǔn)化的總體工作流程，明確以下幾個(gè)方面：
² 各流程環(huán)節(jié)的先后順序及具體步驟
² 各流程環(huán)節(jié)的具體參與人員及責(zé)任人
² 各流程環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)及要求
下圖為項(xiàng)目總體工作流程的示例：
當(dāng)然，單位可依據(jù)項(xiàng)目類別不同，規(guī)范某類型的項(xiàng)目必須“走完”所有標(biāo)準(zhǔn)流程，形成相應(yīng)流程文件記錄，而某類型（如周期特別短的項(xiàng)目）則可簡化處理。
（2） 項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)細(xì)化流程的標(biāo)準(zhǔn)化
在項(xiàng)目總體工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的前提下，設(shè)計(jì)企業(yè)還有必要針對(duì)單位當(dāng)前在項(xiàng)目管理上問題較突出的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，規(guī)范相應(yīng)的細(xì)化流程。
具體到項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)流程上，不同設(shè)計(jì)企業(yè)在項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上存在的問題差異較大，但總體而言，在以下幾個(gè)方面體現(xiàn)的問題較多：
² 項(xiàng)目工作計(jì)劃書/項(xiàng)目策劃書的制定流程不規(guī)范
² 總體方案定案/各專業(yè)方案定案工作程序不到位。
² 各專業(yè)互提條件流程執(zhí)行出現(xiàn)偏差。
² 設(shè)計(jì)評(píng)審工作流程欠缺。
² ……
以某設(shè)計(jì)企業(yè)的“互提條件”為例：
該設(shè)計(jì)企業(yè)在互提條件上主要存在以下一些問題：
² 提圖的精度、細(xì)度、速度均不夠
² 建筑專業(yè)改動(dòng)頻繁，引起其他專業(yè)工期緊張
² 設(shè)備專業(yè)反提條件較晚或變動(dòng)較大，造成建筑等專業(yè)出圖后再變動(dòng)
² 提條件后有修改，未及時(shí)告知相關(guān)專業(yè)
² 所提條件未體現(xiàn)在返回來的條件圖上
² ……
為解決以上存在的問題，需要單位結(jié)合實(shí)際制定“互提條件”這一項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)流程（如下所示）：
在互提條件總流程制定的基礎(chǔ)上，制定對(duì)互提條件流程內(nèi)容的說明，明確節(jié)點(diǎn)所包含的具體工作階段/步驟、工作的目標(biāo)、工作內(nèi)容、相關(guān)責(zé)任人、資料要求等內(nèi)容（如下所示）。
總體而言，在互提條件流程節(jié)點(diǎn)的制定過程中，可根據(jù)實(shí)際情況，著重對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范：
² 互提條件的階段（包含第一輪互提條件、第二輪互提條件、第三輪互提條件）
² 互提條件的前置時(shí)間節(jié)點(diǎn)/節(jié)點(diǎn)性會(huì)議（如第一輪互提條件在方案交底會(huì)后開展）
² 返條件的主要形式（如召開協(xié)調(diào)會(huì)形成會(huì)議紀(jì)要；采用書面形式的意見而非口頭意見等）
² 規(guī)范各專業(yè)提條件/返條件的資料內(nèi)容及深度要求
² 規(guī)范提條件圖時(shí)必需經(jīng)過的校審環(huán)節(jié)，且需相關(guān)校審人簽字確認(rèn)
² 明確專業(yè)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在互提條件階段的責(zé)任，在相應(yīng)階段的條件圖上需簽字確認(rèn)
項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)細(xì)化流程的制定和完善是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，需要單位在生產(chǎn)項(xiàng)目管理中不斷發(fā)現(xiàn)問題節(jié)點(diǎn)，從而進(jìn)行動(dòng)態(tài)細(xì)化，實(shí)現(xiàn)節(jié)點(diǎn)工作的完善與強(qiáng)化。
3.建立各部門/各崗位在項(xiàng)目管理流程各節(jié)點(diǎn)的責(zé)權(quán)矩陣
如前述對(duì)項(xiàng)目管理模式的簡述所示，設(shè)計(jì)企業(yè)圍繞項(xiàng)目運(yùn)行，對(duì)項(xiàng)目的管理引用的是“矩陣式”的項(xiàng)目管理思想與方法，實(shí)行的是“縱橫兩維”對(duì)項(xiàng)目的共同管理。那么，在這種“兩維”的管理模式下，就會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目管理各流程節(jié)點(diǎn)上的責(zé)權(quán)如何分配的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
² 項(xiàng)目任務(wù)安排與項(xiàng)目任務(wù)分配上，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由誰提名？誰審核？誰確定？項(xiàng)目組成員又該如何確定？領(lǐng)導(dǎo)在這一過程中需要參與哪些工作？
² 項(xiàng)目技術(shù)把關(guān)和質(zhì)量審核等技術(shù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，技術(shù)管理的領(lǐng)導(dǎo)、各專業(yè)總工、各設(shè)計(jì)部門主任工的介入程度需要多深？
² 應(yīng)對(duì)項(xiàng)目外部審查過程中，各崗位的職責(zé)又在哪里？
² 項(xiàng)目后期服務(wù)，哪些部門/崗位應(yīng)該主導(dǎo)組織，哪些崗位必須參與？
² 項(xiàng)目歸檔工作的管理部門需要開展哪些工作，設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等的職責(zé)又體現(xiàn)在哪些方面？
² ……
建立生產(chǎn)項(xiàng)目管理流程節(jié)點(diǎn)的責(zé)權(quán)矩陣，是以項(xiàng)目管理流程為主線、結(jié)合項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工作事項(xiàng)，明確各流程環(huán)節(jié)的責(zé)任部門、責(zé)任人，明確項(xiàng)目管理流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能管理部門、設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人/專業(yè)負(fù)責(zé)人的責(zé)任與權(quán)限，及相應(yīng)工作要求的過程。
以項(xiàng)目組組建流程節(jié)點(diǎn)為例：
圖示通過責(zé)權(quán)矩陣的方式，將項(xiàng)目組組建又細(xì)分為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確定、專業(yè)負(fù)責(zé)人確定、設(shè)計(jì)人員確定、項(xiàng)目總工確定這四個(gè)流程子項(xiàng)/工作事項(xiàng)，再以各流程子項(xiàng)為單位，對(duì)流程子項(xiàng)的責(zé)任部門、責(zé)任人進(jìn)行明確，同時(shí)對(duì)相關(guān)崗位在這一過程中需要“采取的行動(dòng)/作出的反應(yīng)”,及相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行規(guī)范。
4.規(guī)范項(xiàng)目設(shè)計(jì)各階段/各工序工作內(nèi)容及深度要求
設(shè)計(jì)成果的多階段、多工序、多專業(yè)的特性，決定了成果質(zhì)量的高低直接體現(xiàn)為各階段、各工序、各專業(yè)的緊密協(xié)作與配合，即體現(xiàn)為方案創(chuàng)作、初步設(shè)計(jì)至施工圖設(shè)計(jì)各階段工作到位與否，體現(xiàn)為設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、審定各工序是否能本工序校審內(nèi)容的全面性、完整性負(fù)責(zé)，更體現(xiàn)為各專業(yè)的設(shè)計(jì)文件的編制深度是否滿足要求、互提條件的深度是否能確保專業(yè)工作的互相推進(jìn)、各專業(yè)對(duì)會(huì)簽的內(nèi)容是否明確。
基于以上考慮，同時(shí)也有利于單位管理規(guī)范性的加強(qiáng)，及員工設(shè)計(jì)水平、設(shè)計(jì)能力的規(guī)范與提升，華銳認(rèn)為設(shè)計(jì)企業(yè)有必要對(duì)以下內(nèi)容作出規(guī)范：
² 方案設(shè)計(jì)階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段等階段的工作內(nèi)容
² 各級(jí)校審主要校審內(nèi)容
² 設(shè)計(jì)文件的編制深度
² 互提資料的深度要求
² 各專業(yè)會(huì)簽主要內(nèi)容
5.建立項(xiàng)目考核制度
設(shè)計(jì)企業(yè)的日常工作主要圍繞項(xiàng)目運(yùn)行，項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和服務(wù)等直接影響到客戶對(duì)單位的評(píng)價(jià)和對(duì)單位的品牌認(rèn)同，更直接影響著單位的競爭力，必須加以重視。
針對(duì)項(xiàng)目，一般可建立四種情形的評(píng)價(jià)：一是以項(xiàng)目崗位為主體進(jìn)行評(píng)價(jià)；二是以項(xiàng)目為主體進(jìn)行評(píng)價(jià)（以項(xiàng)目為主體進(jìn)行評(píng)價(jià)一般只針對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目）；三是外審結(jié)果的評(píng)價(jià)；四是成果交付之后施工階段的評(píng)價(jià)。
在具體操作上，評(píng)價(jià)維度的選擇一般包括項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度和服務(wù)，同時(shí)，考核結(jié)果與項(xiàng)目相關(guān)人員的獎(jiǎng)金掛鉤，以強(qiáng)化相關(guān)人員的責(zé)任心，起到較好的管理效果。
圖：項(xiàng)目考核評(píng)價(jià)
6. 制定生產(chǎn)項(xiàng)目管理相關(guān)的配套管理辦法
生產(chǎn)項(xiàng)目管理的規(guī)范與提升是項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要各項(xiàng)配套管理制度的建立與落實(shí)，一般而言，設(shè)計(jì)企業(yè)還有必要建立起以下基本的生產(chǎn)項(xiàng)目管理的配套細(xì)化辦法：
² 項(xiàng)目會(huì)議管理辦法
² 設(shè)計(jì)服務(wù)及質(zhì)量回訪管理辦法
² 設(shè)計(jì)評(píng)審管理辦法
² 設(shè)計(jì)變更管理辦法
² 技術(shù)檔案管理辦法
² ……
三、結(jié)語
新形勢下，整個(gè)設(shè)計(jì)行業(yè)正處在轉(zhuǎn)型升級(jí)中，設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部的管理轉(zhuǎn)型也在所難免。而作為項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型的設(shè)計(jì)企業(yè)，項(xiàng)目管理規(guī)范化的重要性不言而喻，設(shè)計(jì)企業(yè)必須圍繞項(xiàng)目做足文章，必須充分學(xué)習(xí)與運(yùn)用好現(xiàn)代化、規(guī)范化、精細(xì)化的項(xiàng)目管理方法與手段，以期通過項(xiàng)目管理水平的提升，帶動(dòng)單位綜合管理的提升，從而在挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的新環(huán)境下博取更為有力的競爭力。
1.生產(chǎn)項(xiàng)目管理規(guī)范化的意義
實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化的過程，是將企業(yè)管理實(shí)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化的過程，其意義主要體現(xiàn)為：
² 規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)操作。
² 明確各部門、各崗位的責(zé)權(quán)，規(guī)避“錯(cuò)位”、“缺位”、“越位”等情況的出現(xiàn)。
² 規(guī)范具體工作程序、步驟及工作標(biāo)準(zhǔn)、要求，提升企業(yè)及員工的執(zhí)行力。
² 增強(qiáng)管理實(shí)務(wù)的可復(fù)制性，適當(dāng)降低優(yōu)秀人才/成功經(jīng)驗(yàn)的不可替代性。
² 實(shí)現(xiàn)企業(yè)隱形知識(shí)的顯性化，個(gè)人知識(shí)的公司化，提升企業(yè)的知識(shí)管理能力。
² 確保企業(yè)目標(biāo)的落地。
² 增強(qiáng)員工的職業(yè)化水平。
² ……
2.生產(chǎn)項(xiàng)目管理規(guī)范化可達(dá)成的目標(biāo)
設(shè)計(jì)企業(yè)通過規(guī)范項(xiàng)目崗位管理、梳理生產(chǎn)項(xiàng)目管理總體工作流程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工作流程，建立生產(chǎn)項(xiàng)目管理流程節(jié)點(diǎn)的責(zé)權(quán)矩陣，明確生產(chǎn)項(xiàng)目管理各項(xiàng)工作的工作內(nèi)容與工作深度，建立項(xiàng)目考核制度，以及配套制定相關(guān)的生產(chǎn)項(xiàng)目管理細(xì)化辦法，能有效實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：
² 從慣性的、經(jīng)驗(yàn)型的項(xiàng)目管理方式向標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、規(guī)范化的項(xiàng)目管理方式轉(zhuǎn)變
² 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理知識(shí)從隱形的、個(gè)人的向顯性化、公司化轉(zhuǎn)變
² 使更多的設(shè)計(jì)人員能夠從事項(xiàng)目管理工作，使單位培養(yǎng)更多的項(xiàng)目管理人才成為可能
² 有助于提高項(xiàng)目質(zhì)量
² 有助于提升項(xiàng)目的運(yùn)行效率
² 能有效提升客戶滿意度
² 能提升單位的綜合競爭力
² ……
（作者：華銳管理咨詢有限公司）
微信咨詢
微信便捷交流
